Die Datenschutzerklärung muss transparent und verständlich erklären, wie und warum personenbezogene Daten verarbeitet werden. Sie sollte folgende Informationen enthalten:
- Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
- Name des Unternehmens
- Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten (falls vorhanden)
- Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
- Zweck der Verarbeitung (z.B. Kontaktformular, Newsletter)
- Rechtsgrundlagen der Verarbeitung (z.B. Einwilligung, Vertragserfüllung)
- Empfänger oder Kategorien von Empfängern der Daten
- Dritte, an die Daten weitergegeben werden (z.B. Dienstleister)
- Datenübermittlung in Drittländer
- Informationen, falls Daten in Länder außerhalb der EU übermittelt werden
- Speicherdauer der Daten
- Wie lange die Daten gespeichert werden
- Rechte der Betroffenen
- Auskunftsrecht, Berichtigungsrecht, Löschungsrecht, Widerspruchsrecht, etc.
- Widerrufsrecht bei Einwilligung
- Hinweis, dass Einwilligungen jederzeit widerrufen werden können
- Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
- Hinweis auf das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen